ERP - популярне програмне рішення, яке допомагає оптимізувати бізнес-процеси компаній різних розмірів та індустрій. У цій статті ми виділимо основні принципи роботи та переваги ERP, а також розглянемо питання щодо вибору інфраструктурної платформи для цієї системи.
Що таке ERP та навіщо вона бізнесу?
ERP - це "планування ресурсів підприємства", тобто стратегія організації бізнес-процесів. Серед таких процесів – оптимізація виробничих операцій, управління активами, фінансовий менеджмент та управління ризиками, робота з персоналом тощо. ERP-система – це комплекс програмних інструментів, які допомагають вирішувати ці завдання.
Програмний комплекс ERP охоплює всі аспекти бізнесу та поєднує їх у централізовану систему. Це допомагає компанії орієнтуватися в тому, що вона робить, які засоби має, як розподіляти дохід, про що звітувати фіскальним органам, як працювати зs співробітниками, куди розвиватися і як пристосуватися до поточної ситуації, щоб досягти стратегічної мети.
Ринок ERP-рішень різноманітний і залежить від локальних умов. Популярні приклади ERP-систем – Oracle, SAP, Microsoft Dynamics та 1С.
Ось кілька основних принципів роботи ERP, які будуть корисні для бізнесу:
- працює у режимі реального часу;
- загальна для всіх користувачів фірми база даних, яка підтримує всі додатки (прикладні модулі);
- узгодженість та взаємопов'язаність модулів;
- кросплатформність: може працювати на різних серверах та операційних системах;
- доступ до системи через клієнтський інтерфейс незалежно від часу доби та розташування;
- різні рівні доступу користувачам як вертикально (ієрархії оргструктури компанії), так і горизонтально (залежно від відділу);
- варіанти розгортання: на сервері або у хмарі.
Основне завдання ERP-системи – оптимізація бізнес-процесів компанії. Це досягається за рахунок автоматизації, систематизації та аналітики. Автоматизація ERP звільняє значну частку ресурсу співробітників. Наприклад, система самостійно формує звіти на основі вихідних даних. Це дозволяє скоротити як витрати, так і ймовірність помилок.
Користувачі ERP працюють із єдиною базою даних. Важлива інформація не зберігається на персональних ПК співробітників, що підвищує безпеку та спрощує доступ до інформації. При цьому рівні доступу у працівників залежать від ієрархії в оргструктурі, профілю діяльності та інших факторів. Співробітники не залежать від географічного розташування або платформи, на якій підключаються до ERP. Віддалені співробітники можуть входити в систему з мобільних гаджетів на Android або MacOS, а офісні співробітники можуть бути підключені до корпоративного Windows.
Об'єднання даних сприяє комплексній бізнес-аналітиці. У ERP зберігаються дані, наприклад, про інвентар компанії, ланцюжки поставки, клієнтів, прибутки тощо. На основі аналітики ERP можна планувати продажі за рахунок аналізу попиту, стежити за складом компанії та виявляти зайві витрати. Також система допомагає аналізувати та оптимізувати роботу відділів компанії за рахунок повної та уніфікованої звітності.
ERP-системи використовують модульну архітектуру. Це дозволяє компонувати інформаційну систему поетапно, відповідно до пріоритетності завдань. Наприклад, ви можете впровадити спочатку модуль бухгалтерського обліку, модуль управління складськими запасами, а пізніше підключити CRM і модуль управління персоналом. Якщо вам не потрібен повний комплекс програм, то архітектура ERP-системи дозволяє встановити тільки необхідні.
ERP-системи підтримують мультимовність, мультивалютність та адаптивність до законодавства різних країн. Це буде корисно транснаціональним корпораціям та компаніям, орієнтованим на міжнародний ринок. Однак ця перевага також є актуальною для невеликого бізнесу. Швидше за все, в ERP за замовчуванням доступна ваша мова та валюта, а особливості законодавства враховані. Таким чином, вам не доведеться довго шукати відповідне рішення або доопрацьовувати функціонал.
Систему можна масштабувати залежно від організаційної структури підприємства. Це передбачає можливість підтримувати в єдиній системі різні рівні корпоративної оргструктури (материнська та дочірня компанія, філії, афілійовані структури тощо), різноманітні форми власності, різні схеми оподаткування, плани рахунків, облікові політики тощо. Цей принцип використовується при формуванні комплексу ERP для фірм з територіально розподіленою структурою.
Значною мірою переваги комплексної системи обліку ERP є наслідком її ключових принципів і структури:
- акумулює, обробляє та видає у вигляді звітів інформацію, необхідну для прийняття рішень;
- автоматизує документообіг та процеси управління компанією;
- підвищує ефективність роботи користувачів із допомогою використання IT-алгоритмів, процесів, інструментарію;
- забезпечує повний контроль за діяльністю кожного відділу фірми та процесом виробництва;
- оптимізує та синхронізує бізнес-процеси;
- скорочує витрати та видатки, пов'язані з розподіленою оргструктурою бізнесу;
- спрощує аналітику та побудову прогнозів, підвищує ефективність прийняття рішень;
- дає інструменти для роботи з персоналом: наймання, розвиток, мотивація, навчання, управління лояльністю тощо;
- підвищує безпеку корпоративної інформації за рахунок ІБ-політик та розмежування доступу до даних;
Кожна компанія, яка використовує ERP-рішення, доповнить список власних переваг. Проте головний наслідок перелічених переваг – зростання прибутку за допомогою оптимального управління ресурсами та прозорості інформації.
