Die 6 größten Mythen über ERP-Systeme

ERP-Systeme sind aus Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Die Abkürzung für „Enterprise Resource Planning“ ist fest in den Wortschatz der Unternehmer integriert. Die Anwendung steuert alle Geschäftsprozesse, sorgt für eine genaue Buchführung und verwaltet das Unternehmen als Ganzes. Trotzdem gibt es zahlreiche Mythen rund um ERP-Lösungen, die wir in diesem Artikel klären werden. Wir befassen uns mit den Vorteilen der Lösung, wie man sie optimal implementiert, und wo sie eingesetzt werden sollte.

Warum scheuen sich manche Unternehmen noch vor der Einführung von ERP?

Jedes Unternehmen braucht eine genaue Buchführung und muss die Aspekte seiner Tätigkeit genau überwachen, um rentabel zu sein und zu wachsen. ERP ist komfortabel – es bietet eine Übersicht über Einnahmen und Ausgaben, die Finanzströme, Steuerzahlungen, das Umsatzvolumen, die Produktions- und Verkaufsmöglichkeiten und hilft Ihnen bei der Planung weiterer Schritte.

Leider gibt es noch immer viele Missverständnisse über ERP-Systeme und ihre Einführung. Trotz der positiven Erfahrungen auf dem Markt haben einige Unternehmen Vorbehalte gegenüber solchen Buchhaltungssystemen. Diese Ängste beruhen oft auf verbreiteten Mythen, denen wir kritisch auf den Grund gehen wollen.

Mythos 1: „Ich brauche kein ERP, ich habe CRM.“

Dieser Mythos ist sehr weit verbreitet. CRM und ERP sind jedoch nicht identisch. Sie haben unterschiedliche Zwecke, Aufgaben und Funktionen. ERP (Enterprise Resource Planning System) ist ein Anwendungspaket für das Management von Unternehmensprozessen, die Ressourcenrechnung, die strategische Planung und die Entwicklung der gesamten Organisation. CRM (Customer Relationship Management System) ist ein System, das die Kontrolle über Kundeninteraktionen erleichtert. Es wird häufig als zusätzliches Instrument zur Verwaltung einer Lieferkette eingesetzt. CRM ist eines der Module von ERP-Systemen, kann aber auch als eigenständiges Produkt verwendet werden. Es ist wichtig zu verstehen, dass CRM ein Werkzeug für spezifische Aufgaben ist, die sich mit ERP-Lösungen überschneiden, aber nicht austauschbar sind.

Mythos 2: „Mein Unternehmen ist zu klein. Ich kann es problemlos ohne ein ERP verwalten.“

In der modernen Welt gibt es kein Unternehmen, das zu klein ist, um ein ERP-System zu nutzen. Auch wenn Sie ein Einzelunternehmer sind, müssen Sie dennoch Finanz- und Steuerunterlagen führen. Wenn Sie allein arbeiten, brauchen Sie vielleicht kein ERP, aber wenn Ihr Unternehmen wächst, erhöht sich auch die Anzahl der Prozesse und Vorgänge. Nehmen wir ein einfaches Beispiel: Stellen Sie sich vor, Sie nehmen ein Rezept für Eclairs mit Brombeerpüree in die Speisekarte Ihrer familieneigenen Mini-Bäckerei auf. Dann müssen Sie:

• einen neuen Produktionsprozess entwickeln;
• den Bedarf an Zutaten anpassen (Mehl, Milch, Butter, Zucker, Stärke, Brombeeren);
• den Verbrauch und die Produktionsmittel erhöhen (Gas, Strom, Wasser, Geschirr, Zeit, Arbeit);
• neue Lieferanten für die Beschaffung der Beeren finden;
• neue Kunden erreichen, die Eclairs, Brombeeren und Beerenpüree lieben;
• erhöhte Marketing- und Logistikkosten bedenken.

Selbst wenn Ihre Mutter Ihre Buchhalterin ist und Ihr Neffe den Teig bearbeitet, ist es ineffizient, alle Vorgänge auf einem Blatt Papier zu erfassen und zu berechnen. Sie brauchen mindestens ein reduziertes ERP-System, mit Schwerpunkt auf dem Finanzmodul.

Mythos 3: „ERPs sind zu umfangreich für mein Unternehmen. Ich brauche nicht alle ihre Funktionen.“

ERP-Systeme sind aufgrund ihres modularen Aufbaus sehr praktisch – mehrere unabhängige Module sind in ein einziges System integriert und greifen auf eine einzige Datenbank zu. Der modulare Aufbau des Systems macht es möglich, es nach den eigenen Bedürfnissen und Wünschen zusammenzustellen. Mit anderen Worten: Sie können nur diejenigen Module installieren, die Sie in der aktuellen Phase Ihrer Unternehmensentwicklung benötigen. Sie können zum Beispiel mit einem Buchhaltungssystem und einem CRM beginnen und wenn Ihr Unternehmen wächst weitere Module hinzufügen. Viele Unternehmen nutzen nur das Basissystem, das für die Buchhaltung, das Management von Geschäftsprozessen, die Planung und die Berichterstattung an die Behörden ausreicht. Der ERP-Markt ist sehr reich an Angeboten und die Wahl des geeigneten Systems für Ihr Unternehmen wird nicht schwer sein.

Mythos 4: „ERPs sind nicht für meine Art von Unternehmen geeignet.“

Diesen Mythos gibt es auch in der Form: "ERP ist nicht an die Gesetzgebung meines Landes angepasst". Dies ist ein weit verbreiteter Irrglaube. Denn die Grundprinzipien von ERP sind die Folgenden:

• Jedes ERP-System verfügt über obligatorische Grundfunktionen, die von jedem Unternehmen genutzt werden können, unabhängig von dessen Größe, Eigentumsform, Branche oder Land;
• jedes ERP unterstützt je nach Unternehmensprofil bestimmte Branchenfunktionen;
• jedes ERP-System unterstützt mehrere Sprachen und Währungen und lässt sich leicht an die Gesetze und Vorschriften verschiedener Länder anpassen.

Es gibt auch branchenspezifische Module für verschiedene Unternehmen. ERP-Anbieter, die auf dem globalen Markt tätig sind, wie SAP, Oracle, Microsoft und OneBox, haben lokale Versionen ihrer Produkte für die Länder entwickelt, mit denen sie zusammenarbeiten. Es gibt aber auch viele lokale Softwareentwickler, die Lösungen für ihre Länder und gesetzlichen Vorschriften anbieten. Sie finden also auf jeden Fall das ERP-System, das zu Ihrem Unternehmen passt.

Mythos 5: „ERP-Systeme sind gefährlich, weil sie meine Daten sammeln.“

Systeme für Unternehmensmanagement sind nichts anderes als eine Reihe von Anwendungen. Entscheidend für die Sicherheit ist der Standort des Datenbankservers mit Ihren kritischen Geschäftsinformationen. Wenn sich der Server in Ihrem Büro oder auf dem Dachboden eines Nachbarhauses befindet, sind die Daten Ihres Unternehmens nicht sicher. Wenn Sie jedoch z. B. einen virtuellen Arbeitsbereich für Ihr Unternehmen in der Cloud einrichten und Ihr ERP-System ebenfalls in der Cloud bereitgestellt wird, verringert sich das Risiko eines unbefugten Zugriffs oder eines Datenverlusts erheblich. Im Fall einer solchen Cloud haben Ihre Mitarbeiter über RDP zu jeder Tageszeit und von jedem Ort der Welt sicheren Zugriff auf ein Remote-Office. Auf diese Weise können Sie auch auf Geschäftsreisen oder im Urlaub die Geschäftsprozesse steuern. Und wenn Sie sich entschließen, den Arbeitsprozess Ihres Unternehmens auf ein Remote-Modell umzustellen, geht das schnell und einfach. Auf diese Weise ist die Arbeit mit einer ERP-Infrastruktur in der Cloud sicherer und bequemer.

Mythos 6: „Das ERP-System wird meinen Server überlasten und ich möchte keinen neuen Server kaufen.“

Erstens: Wenn Ihr Unternehmen auf einem veralteten Server läuft, müssen Sie ihn sowieso ersetzen – vor allem, wenn Ihr Unternehmen wachsen sollte. Zweitens spielt die Qualität der Hardware eine große Rolle. Sie sollten Geräte der Enterprise-Klasse verwenden, um einen ausfallsicheren und zuverlässigen Betrieb Ihrer Prozesse zu gewährleisten. Leistungsfähige High-End-Server für den Rund-um-die-Uhr-Betrieb unter hoher Last sind jedoch zu teuer. Für die beste Ausfallsicherheit müssen Ihre Server- und Netzwerkgeräte redundant ausgelegt sein. Drittens ist ein Server keine einmalige Anschaffung: Er benötigt Support, Wartung und Upgrades, was sich auf Ihr Budget auswirkt. Dieses Problem lässt sich z. B. mit einem dedizierten Server eines Infrastrukturanbieters lösen. Auf diese Weise müssen Sie weder die Geräte kaufen noch den Support übernehmen. Wenn Ihr Unternehmen jedoch schnell wächst, ist es ratsam, Ihr ERP in einer Cloud-Infrastruktur einzusetzen. Viele unserer Kunden nutzen SIM-Cloud IaaS für ERP-Systeme. Für solche Fälle bieten wir "Power"-Instanzen an, die speziell für die Arbeit mit hochbelasteten Anwendungen ausgelegt sind.

Wie wähle und implementiere ich ein ERP-System richtig?

Wenn Sie über die Einführung eines ERP-Systems nachdenken, denken Sie daran, dass dies ein wichtiger strategischer Schritt ist – eine Investition in die Entwicklung eines jeden Unternehmens. Zusätzlich zu den Kosten für die Ausrüstung und die Softwarelizenzen muss das Unternehmen für die Benutzerschulung, den Erwerb von Service Packs, die Wartung und den technischen Support für den Systementwickler aufkommen.

Die Einführung eines ERP-Systems für ein Unternehmen sollte jedoch nicht von der Frage des Geldes abhängig gemacht werden. Eine kostenlose ERP-Software wird das Problem der hohen Kosten nicht lösen – ganz im Gegenteil. Niemand ist für die Arbeit einer kostenlosen App verantwortlich, sie kann nicht an Veränderungen angepasst werden, z. B. an eine Zunahme des Volumens der verarbeiteten Daten, Änderungen in der Gesetzgebung und in regulatorischen Dokumenten, etc. Früher oder später werden Sie ein kommerzielles ERP-System einsetzen müssen, das von Fachleuten entwickelt und unterstützt wird.

Bevor Sie zu einem anderen ERP-System wechseln, müssen Sie alle Daten aus den bestehenden Systemen extrahieren und verschieben. Manchmal ist dies nicht möglich, weil diese Funktion von den Entwicklern nicht vorgesehen ist, oder es erfordert einen hohen Arbeitsaufwand, weil die Datenformate nicht übereinstimmen, die Mitarbeiter geschult werden müssen und nach Integrationswerkzeugen gesucht werden muss. Aus diesem Grund empfehlen wir, von Anfang an proprietäre Software für Ihr ERP-System zu wählen. Wenn Sie sich für einen Anbieter von ERP-Produkten entscheiden, sollten Sie dessen Projektportfolio analysieren, sich über bewährte Verfahren informieren, Kundenrezensionen einholen usw. Die Betriebserfahrung mit ERP zeigt, dass die beste Lösung für jedes Unternehmen individuell ist, je nachdem, ob es sich um ein kleines Start-Up, ein mittelgroßes E-Commerce-Projekt oder einen Großkonzern handelt. Sie hängt von Geschäftsspezifika, der Skalierung, der Organisationsstruktur, der Zeiten mit Spitzenlasten, der Lokalisierung und vielen anderen Faktoren ab.

In der gegenwärtigen Situation ist die Investition in eine lokale Infrastruktur keine kosteneffiziente Option. Das Konzept der tragfähigen IT-Kosten eines Unternehmens bewegt sich von CapEx zu OpEx, was durch die Anmietung einer Infrastrukturlösung von einem Anbieter ermöglicht wird. Darüber hinaus verfügt der Anbieter über ausreichende Kapazitäten, um Ihnen die beste Qualität der Ausrüstung und erfahrene Supporttechniker zu bieten.

Weitere Informationen über die Komponenten und die Architektur von ERP-Systemen, ihre Grundprinzipien und darüber, warum die Cloud wahrscheinlich der beste Ort für die Bereitstellung Ihres ERP-Systems ist, finden Sie in unserem Artikel „Warum ist die Cloud die beste Umgebung für ein ERP-System?“.

Welche Art von IT-Infrastruktur ist für die Bereitstellung eines ERP-Systems nun am besten geeignet – ein dedizierter Server, VDS oder eine Cloud? Die Antwort hängt immer vom Einzelfall ab. In manchen Fällen ist es sinnvoll, eine skalierbare Cloud-Infrastruktur zu mieten; in anderen Fällen reicht es aus, einen dedizierten Server (entweder VDS oder physisch) in einem entfernten Rechenzentrum zu mieten. Sie können auch Colocation nutzen, um Ihren ERP-Server in einem Rechenzentrum des Anbieters unterzubringen.

Bei der Wahl der besten Plattform für die Bereitstellung Ihres ERP-Systems sollten Sie die Daten einer Studie von AMI-Partners berücksichtigen: Nach der Verlagerung des ERP-Systems von lokalen Servern in die Cloud haben die Unternehmen ihre Ausgaben um durchschnittlich 30 % gesenkt, während ihre Einnahmen um 35 % gestiegen sind. Wie auch immer Sie sich entscheiden, es ist besser, die nicht zum Kerngeschäft gehörenden Wartungsaufgaben an die Experten des Anbieters zu delegieren. Auf diese Weise können sich Ihre Mitarbeiter auf die strategischen Ziele des Unternehmens konzentrieren.

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